如何利用腾讯文档建立问题跟踪
1. 准备工作
1.1 环境准备
- 需准备腾讯文档账号，基础问题跟踪功能无需开通付费会员；若需使用自动化等扩展能力，则需开通对应会员服务。
1.2 字典设计
字典用于定义问题跟踪的核心统计维度，以下为常用维度清单，供团队参考选用：
- 功能区域清单（对应问题所属业务模块，示例：用户登录模块、商品结算模块、订单管理模块、数据统计模块、系统设置模块）
- 问题严重等级（常规分为1-5级，建议默认设为3级，示例：1级=系统崩溃/数据丢失，2级=核心功能不可用，3级=功能异常但有替代方案，4级=体验瑕疵，5级=优化建议）
- 问题优先级（用于排序处理先后顺序，示例：P0=紧急阻断，需立即处理；P1=高优先级，24小时内处理；P2=中优先级，3个工作日内处理；P3=低优先级，纳入常规排期）
- 问题类型（示例：Bug、需求优化、交互体验问题、性能问题、兼容性问题、文档缺失、配置问题、第三方依赖问题）
- 问题来源（示例：用户反馈、测试用例执行、线上监控告警、研发自查、产品评审、运营反馈、客户投诉）
1.3 状态流转设计
问题状态流转设计直接影响团队协作效率，需结合实际工作流程规划。若仅涉及单个研发团队，可采用以下基础状态流转方案：
| 状态 | 解释 | 可用下一步 |
|---|---|---|
| 新建 | 新收集的问题，尚未经过确认与评估 | 确认-排期、暂停、关闭 |
| 确认-排期 | 已确认为有效问题，纳入开发排期计划 | 确认-处理中、暂停 |
| 确认-处理中 | 开发人员已启动问题修复工作 | 确认-完成、暂停 |
| 确认-完成 | 开发人员完成问题修复，提交内部验证 | 验证-待发布、新建、暂停 |
| 验证-待发布 | 内部测试验证通过，等待正式版本发布 | 验证-已解决、验证-未解决 |
| 验证-已解决 | 正式发布后，经验证确认问题已彻底解决 | 关闭 |
| 验证-未解决 | 正式发布后，验证发现问题仍未解决 | 确认-排期、暂停、关闭 |
| 暂停 | 因资源冲突、需求变更等原因，暂时搁置处理 | 新建、确认-排期、确认-处理中、关闭 |
| 关闭 | 问题生命周期结束，包括有效解决、确认无效或主动废弃等场景 | -- |
若团队分工较细（开发、测试独立协作），可采用“主状态-子状态”分级方案，提升流转精准度：
| 主状态 | 子状态 | 说明 | 可用下一步 |
|---|---|---|---|
| 开始 | - | 问题初始状态，待分配处理 | 转开发-有新信息 |
| 转开发 | 有新信息 | 已同步问题详情及补充信息，供开发对接处理 | 转开发-修复、转测试-有新信息 |
| 转开发 | 修复 | 开发人员已着手问题修复工作 | 转开发-有新信息（需补充信息时） |
| 转测试 | 有新信息 | 开发完成修复，同步测试所需信息，移交测试验证 | 转开发-有新信息（需开发补充）、转测试-验证、结束-放弃 |
| 转测试 | 验证 | 测试人员启动问题修复效果验证工作 | 转开发-有新信息（验证不通过）、结束-已解决（验证通过） |
| 结束 | 已解决 | 问题经完整验证，确认已解决，生命周期结束 | -- |
| 结束 | 放弃 | 因业务调整、优先级降低等原因，终止问题跟踪 | -- |
核心提醒：状态流转需与团队实际工作流程深度适配，建议搭建前组织开发、测试、产品等角色充分沟通，明确各状态的权责边界，避免流转卡点。
2. 建立智能表格
2.1 字段设计
- 新增自增ID字段：针对需频繁排序、追溯的场景，建议添加自增ID字段（作为唯一标识），避免依赖表格行编号（行号易因增删行变动），该ID同时可作为问题提交顺序的依据。格式示例：ISSUE-2026001、ISSUE-2026002（前缀固定+年份+三位自增数，便于区分年度问题），或者直接1、2、3、4简单又高效。
- 核心描述字段：需包含“标题”（汇总核心信息，便于快速识别）和“详细信息”（补充具体内容，如Bug需注明复现步骤、环境，需求需说明用户场景、验收标准等）。标题示例：【结算模块】iOS端支付后订单状态未同步；详细信息示例：复现环境：iOS 17.0.3，腾讯文档V5.12.0；复现步骤：1. 进入商品结算页选择微信支付；2. 支付成功后返回订单页；3. 订单状态仍显示“待支付”（预期显示“已支付”）；补充说明：安卓端无此问题，仅iOS部分机型出现。团队日常讨论可引用ID或标题简化沟通，处理时通过详细信息精准推进。
- 状态追溯字段：为关键节点添加记录字段，便于跟踪进度、责任追溯，常用字段包括：提交人、提交日期、处理人、处理日期、修复人、修复日期、转测人、转测日期、验证人、验证日期等，可根据团队需求增减。
- 字典关联字段：关联1.2节定义的统计维度，均设为下拉选择框（避免手动输入不统一），字段示例：功能区域（下拉选项：用户登录模块、商品结算模块等）、严重等级（下拉选项：1级-系统崩溃、2级-核心功能不可用等）、问题类型（下拉选项：Bug、需求优化、性能问题等）、问题来源（下拉选项：用户反馈、测试用例执行等）、优先级（下拉选项：P0-紧急阻断、P1-高优先级等）。
- 补充辅助字段：提升问题跟踪完整性，示例：关联需求ID（若问题对应具体需求，填写需求编号，便于关联追溯）、影响范围（下拉选项：全量用户、部分用户、内部测试人员）、预计修复时长（选项：1个工作日内、3个工作日内、1周内、1周以上）、备注（记录特殊说明，如暂停原因、复现技巧等）。
字段配置汇总示例:
| 字段名称 | 字段类型 | 配置说明 |
|---|---|---|
| 问题ID | 自增编号 | 字增数字，唯一标识，排序追溯问题 |
| 标题 | 文本 | 概括核心问题快速识别问题 |
| 详细信息 | 文本 | 按场景填写（Bug含复现步骤，需求含验收标准） |
| 所属模块 | 下拉选择 | 选项：用户登录模块、商品结算模块等 |
| 严重等级 | 下拉选择 | 选项：1级、2级、……、5级，默认3级 |
| 优先级 | 下拉选择 | 选项：P0、P1、P2、P3等，默认P2 |
| 问题类型 | 下拉选择 | 选项：Bug、需求优化、性能问题等 |
| 问题来源 | 下拉选择 | 选项：用户反馈、测试用例执行等 |
| 当前状态 | 下拉选择 | 参考状态流转方案 |
| 提交人/提交日期 | 成员/日期 | 提交时自动记录，不可修改 |
| 处理人/已处理日期 | 成员/日期 | 分配处理人时手动填写，自动更新处理日期 |
| 验证人/已验证日期 | 成员/日期 | 状态变已验证时自动记录，不可修改 |
| 备注 | 多行文本 | 记录暂停原因、特殊说明等补充信息辅助跟踪 |
2.2 视图配置
结合不同角色工作需求配置专属视图，提升筛选和操作效率，推荐以下常用视图：
- 总表视图：展示所有问题的完整数据，用于全局查看、数据导出及批量操作。
- 待处理视图：过滤“新建”“确认-排期”等待推进状态的问题，聚焦待启动工作，可作为团队日常工作启动入口。
- 修复中视图：仅展示“确认-处理中”状态的问题，方便开发人员快速定位当前负责的任务，实时更新修复进度。
- 待验证视图：筛选“验证-待发布”“转测试-验证”状态的问题，供测试人员高效梳理待验证任务，避免遗漏。
- 问题重现/未解决视图：汇总“验证-未解决”“转开发-有新信息”（验证不通过回流）的问题，此类问题通常复杂度较高，需重点跟进、组织复盘。
- 统计视图：基于腾讯文档自带图表功能，自定义统计维度（如按问题类型、严重等级、处理人统计），生成柱状图、饼图等，直观呈现问题分布及处理效率，辅助团队决策。